Palvelut
Asiakkaamme solmivat todistetusti kustannustehokkaampia sopimuksia sekä saavat vapauden keskittyä projektin aikana omaan liiketoimintaansa.
Projektijohto keskittyy hankkeissa aina ensisijaisesti asiakkaan etujen valvontaan. JOSSA johtaa toimitilaprojektit aina asiakaslähtöisesti, tiiviinä osana asiakkaan organisaatiota.
Omistajien saumaton, toistemme osaamista täydentävä yhteistyö on testattu useissa vaativissa hankkeissa. Olemme luoneet kiinteistö- ja toimitilamarkkinaan ainutlaatuisen projektijohdon avaimet käteen -projektinjohtomallin, joka kirjaimellisesti jättää asiakkaalle rauhan keskittyä omaan ydinliiketoimintaan.
Keskitymme toimitilojen muutoshankkeiden johtamiseen, jossa asiakkaan strategia ja uudet toimintamallit kytketään käytäntöön rinnakkain toimitilamuutoksen kanssa. Liiketoiminnan tarpeet, turvallisuus ja arvot ovat projektin keskiössä. Tämä huomioidaan heti ensimmäisestä ajatuksesta uusista toimitiloista aina itse muuton jälkeiseen elämään asti.
Projektijohto hoitaa kaiken viestinnän urakan ja käyttäjän välillä. JOSSA perustettiin auttamaan yrityksiä tilamuutostarpeissa ja varmistamaan, että projekti saa vaatimansa resurssit ja viestinnän tuen.
JOSSA on asiakasta varten, aina asiakkaan puolella, inhimillinen ja luotettava kumppani tilamuutoksessa.
Toimitilojen muutoshankkeet
Toimitilan muutoshanke voi olla pieni uudelleenjärjestely jo olemassa olevan toimitilan sisällä, tai iso toimitilan muuttoprojekti, jossa yritykselle etsitään uusi, paremmin tarpeita vastaava toimipaikka.
Toimitilojen muutoshankkeet koskettavat aina työyhteisöä ja muokkaavat totuttuja tapoja toimia. Parhaimmillaan, toimitilojen muutoshanke tukee yrityksen strategian ja uusien muuttuvien toimintatapojen jalkauttamista ja luo pohjaa yhä vahvemmalle yrityskulttuurille.
JOSSA on luonut uuden lähestymistavan toimitilojen muutoshankkeiden johtamiseen, jossa asiakkaan etu, liiketoiminnan tarpeet, turvallisuus ja arvot ovat aina projektin keskiössä. Projektia johdetaan käyttäjän valtuuttamana edustajana. Tämä takaa kustannustehokkaan ja ketterän mallin viedä läpi laajamittainen muutoshanke, joka on aina rinnastettavissa liiketoiminnan strategiseen kehityshankkeeseen.
Budjetti ja aikataulu
Hankkeelle laaditaan heti alussa projektijohtajan toimesta budjetti, jossa huomioidaan hankkeen laajuus, tarpeet, tavoitteet ja aikataulu.
Projektijohtaja vastaa, että kokonaishankkeen (urakointi, kalusteet, suunnittelu ja muutto) kustannusarvio pysyy asiakkaan vahvistamassa, sovitussa budjetissa. Kun hankkeen kokonaisbudjetti on projektijohtajan vastuulla, luo se ketteryyttä hankkeen läpivientiin ja mahdollistaa päivittäisten, nopeiden päätösten tekemisen, joilla on suora vaikutus aikatauluihin.
Laaja-alainen osaamisemme toimitilamuutosprojektien johtamisessa sekä suunnittelun johtamisessa, takaa hankkeen kustannustehokkaamman läpiviennin ja korkeamman asiakastyytyväisyyden.
Sopimusneuvottelut
Toimitilamuutoksissa vuokrasopimus määrittelee hankkeen kustannusjakauman vuokralaisen ja kiinteistön omistajan välillä.
Ymmärrämme vuokrasopimusten merkityksen ja huomioimme toimitilaan liittyvien sopimusten olennaiset yksityiskohdat. Ainutlaatuisen prosessimme ja tietotaidon ansiosta olemme saavuttaneet merkittäviä taloudellisia säästöjä asiakkaidemme hankkeissa erityisesti silloin, kun projektijohto on mukana hankkeessa jo ennen vuokrasopimuksen allekirjoitusta.
Tilasuunnittelun johtaminen
Toimitilahanke pitää sisällään lähes aina tilasuunnittelun osana kokonaisuutta. Kun projektijohto huolehtii hankkeen kokonaisjohtamisesta, pystymme takaamaan asiakkaalle rauhan keskittyä pienempien yksityiskohtien hiomiseen yhdessä suunnittelukumppanin kanssa.
Projektijohtaja vastaa, että suunnitelmat vastaavat asiakkaan toiveita ja käytännön tarpeita kalustuksesta kierrätykseen. Projektijohtajan vastuulla on myös huolehtia, että suunnitelmat toteutetaan työmaalla kokonaisbudjetin raameissa, laadusta ja tyylikkyydestä tinkimättä.
Laaja verkostomme mahdollistaa asiakkaan brändin ja yrityksen tarpeiden mukaisten tilojen kokonaissuunnitelman toteuttamisen viimeistä yksityiskohtaa myöden.
Viestintä
Ymmärrämme proaktiivisen viestinnän merkityksen ja muutosjohtamisen tärkeyden osana hankkeen onnistumista.
Toimitilojen muutos tai muutto uuteen on yritykselle yhtä merkittävä tapahtuma kuin mikä tahansa muu yrityksen muutostilanne. Sana muutos aiheuttaa asiayhteydestä riippumatta aina tunteita; iloa, jännitystä, huolta, odotusta, pelkoa ja jopa epämukavuutta. Muutoksessa ja projektinhallinnassa viestinnällä on oma tärkeä rooli ennakoida, pitää asianosaiset ajan tasalla tapahtumista ja valmistaa heitä tulevaan.
Oikea-aikainen, säännöllinen viestintä varmistaa organisaation sitoutumisen ja sillä on suora vaikutus hankkeen onnistumiseen ja yleiseen tyytyväisyyteen.
Toimitilamuutos
Taloudellinen tilanne sekä työelämän trendit pakottavat asiakkaamme miettimään joustavampia ja kustannustehokkaampia tilaratkaisuja. Yritykset tarvitsevat kipeästi ketteriä ratkaisuja muuttaa olemassa olevia tai uusia tiloja vastaamaan uutta tilantarvetta ja uusia työn tekemisen muotoja. Toimitilamuutos vaikuttaa aina yrityksen liiketoimintaan, brändiin ja yrityskulttuuriin.
Muutoshanke on yrityksille merkittävä investointi ja hankkeiden laajuus ja vaativuus yllättää. Aikataulut projekteissa ovat haasteellisen tiukat ja etenemisjärjestys noudattaa urakoinnin aikataulua. Asiakkaan omat resurssit ja osaaminen eivät aina riitä hankkeiden johtamiseen ilman että ydinliiketoiminta kärsii. Projektijohtaja valvoo kokonaisaikataulua ja on päivittäisessä tekemisessä työmaajohdon ja asiakkaan välillä.
JOSSA tukee liiketoiminnan tarvetta tilamuutoshankkeissa laaja-alaisen projektijohdon keinoin.
Toimitilaprojekti vaatii asiantuntevaa johtoa
Aikataulut projekteissa ovat haasteellisen tiukat, eikä asiakkaan omat resurssit ja osaaminen aina riitä hankkeiden johtamiseen ilman että ydinliiketoiminta kärsii. Jossa on perustettu tukemaan juuri liiketoiminnan tarvetta tilamuutoshankkeissa osaavan projektijohtamisen keinoin.
JOSSA:n mittava kokemus kasvuyritysten eri toimintojen johtotehtävissä antaa etulyöntiaseman ymmärtää asiakkaan liiketoimintaa tilamuutoksen näkökulmasta. Meille on tärkeää ymmärtää asiakkaan liiketoiminta, arvopohja, visio ja missio aidosti käytännön arjen tasolla. Näin voimme luoda projektista ja lopputuloksesta täydellisesti liiketoimintaa ja yrityksen työntekijöiden työtä tukevan kokonaisuuden.
Toimitilamuutos liiketoiminnan näkökulmasta
Toimitilahanke on aina strategisen tason kehityshanke, jossa keskeisessä roolissa on valtaosa yrityksen liiketoiminnoista.
Toimitila näyttelee tärkeää osaa yrityksen menestyksessä. Se kokoaa henkilökunnan yhteen, luo yhteisöllisyyttä, vahvistaa brändiä ja työnantajamielikuvaa. Toimitilamuutos koskettaa aina koko organisaatiota ja toimii tarvittaessa yrityskulttuurin kehittämisen, toimintatapojen ja liiketoiminnan muutoksen vauhdittajana.
Hankkeen laajuudesta riippuen henkilöstö-, talous, it- ja liiketoiminnot määrittelevät yhdessä tavoiteltavan, strategian mukaisen kokonaisuuden, jonka toimitilaprojekti mahdollistaa.
-
Mitä toimitilamuutos tarkoittaa?Toimitilamuutosprojekti voi käsittää joko olemassa olevan toimiston pohjaratkaisun uudelleen järjestelyä, muuttoa uusiin toimitiloihin tai vanhan toimiston sisustussuunnittelua. Toimitilamuutos projektiksi kutsutaan siis projektia, joka koskettaa joko konkreettisesti tai vain välillisesti yrityksen fyysistä työympäristöä.
-
Miksi toimitila kannattaa päivittää?Yrityksen henkilömäärä kasvaa/pienenee. Yrityksen etätyöpolitiikka muuttuu ja toimistolla tarvitaan lisää/vähemmän työpisteitä Yrityksen toimiston nykyinen vuokrasopimus päättyy. Nykyinen toimisto ei enää tue yrityksen kulttuuria ja strategiaa toiminnallisuuksiltaan tai ilmeeltään.
-
Miten toimitilat vaikuttavat yrityksen menestykseen?Toimitilalla on isompi vaikutus yrityksen menestykseen kuin ehkä osaamme ajatella. Se luo työntekijöille turvallisen ja vakaan kiintopisteen työnantajaan ja luo pysyvyyden tunteen hektisessä maailmassa. On tutkittu, että turvallinen, toimiva ja hyvin suunniteltu toimitila nostaa työntekijöiden tuottavuutta osana muuta työntekijäkokemusta. Hyvin suunniteltu toimitila poistaa mahdollisia siiloja eri liiketoimintojen välillä ja luo yrityksen työntekijöiden välillä parempaa yhteenkuuluvuuden tunnetta. Kun työntekijä voi hyvin, liiketoiminta voi hyvin ja yritys menestyy paremmin.
-
Mitä johdon tulee ottaa huomioon toimitilaprojektissa?Muutoshanke on yrityksille aina merkittävä investointi ja hankkeiden laajuus ja vaativuus yllättää useasti asiakkaamme. Aikataulut projekteissa ovat haasteellisen tiukat, eikä asiakkaan omat resurssit ja osaaminen aina riitä hankkeiden johtamiseen ilman että ydinliiketoiminta kärsii. Yrityksissä harvoin on rakennuttamisen ja toimitilajohdon ammattilaista, joka pystyy takaamaan yrityksen etujen valvomisen mittavassa projektissa. Johdolla on oltava selkeä ja realistinen käsitys hankkeen laajuudesta sekä siihen liittyvästä investoinnista.
-
Miten valmistaudun tilamuutosprojektiin?Määrittele hankkeen päätavoite ja mahdollinen liiketoiminnan aikataulu muutokselle - (Esim muutto uusiin tiloihin Q4 aikana) Kilpailuta hankkeelle kokenut projektijohtaja Kun hankkeelle on projektijohtja, hän luotsaa yrityksenne läpi toimitilamuutosmatkan toimitilan etsimisestä aina sisäänmuuttoon asti.
-
Miten aikataulutan toimitilaprojektin?Ammattimainen projektijohtaja hoitaa hankkeen aikataulutuksen puolestasi ja voit keskittyä omaan ydinliiketoimintaasi. Keskimääräisen toimitilamuutosprojektin (50-200 hlö) kesto on noin 6-12 kk.
-
Mitä pitää huomioida, kun neuvottelee vuokrasopimusta?Vuokrasopimus määrittelee koko hankkeen laajuuden sekä kustannukset niin vuokralle kuin myös muutostöille sekä aikataululle. Ennen vuokrasopimuksen laatimista/allekirjoittamista on ensiarvoisen tärkeää, että projektijohtaja on käynyt sopimuksen laajuuden sekä ehdot kanssasi läpi, jotta voidaan varmistua edunvalvonnasta
-
Mitä pitää huomioida, kun suunnittelee toiminnallisuuksia?Toimitilan tukee aina ensisijaisesti yrityksen liiketoimintaa. Mikäli yrityksessä on tapahtumassa muutoksia, kannattaa uusi toimitila on hyvä suunnitella mahdollisimman joustavaksi. Suunnittelupöydällä tehtävät ratkaisut vaikuttavat käyttökustannuksiin pidemmällä aikavälillä, joten ne on huomioitava. Toimitiloilla ja sen toiminnallisuuksilla on merkittävä rooli yrityksen kulttuurin ja sisäisen tiedonkulun tukemisessa ja luomisessa. Yrityksen liiketoiminnan luonne ja brändin tulee näkyä toimitiloissa, jotta se tukee aidosti liiketoimintaa ja sen tavoitteita.
-
Miten säästän kiinteissä kuluissa?Ammatikseen toimitilamuutoksia liidaava projektijohtaja pitää käyttökustannuksia kaiken suunnittelun ja päätöksen teon pohjana heti hankkeen alusta lähtien. Kun tilan suunnittelu ja toiminteet on suunniteltu hyvin, saadaan selkeitä säästöjä osoitettua mm siivous ja ylläpitokustannuksissa ja monessa muussa.
-
Kuka hoitaa meidän toimitilamuutosprojektin?Muutoshanke on yrityksille aina merkittävä investointi ja hankkeiden laajuus ja vaativuus yllättää useasti asiakkaamme. Aikataulut projekteissa ovat haasteellisen tiukat, eikä asiakkaan omat resurssit ja osaaminen aina riitä hankkeiden johtamiseen ilman että ydinliiketoiminta kärsii. Yrityksissä harvoin on rakennuttamisen ja toimitilajohdon ammattilaista, joka pystyy takaamaan yrityksen etujen valvomisen mittavassa projektissa joten ulkoistettu projektijohtaja on hyvä ratkaisu kertaluontoisen projektin johtamiseen.
-
Voiko Jossalta tilata muuton organisoinnin?Kyllä, Jossa hoitaa kaikki projektit avaimet käteen periaatteella ja muuton koordinointi sisältyy kokonaisuuteen.
-
Johtaako Jossa projekteja myös englanniksi?Kyllä, tarjoamme projektinjohtopalvleuita suomeksi ja englanniksi.
-
Voiko Jossa tukea myös muutosviestinnässä?Kyllä voimme. Muutosprojektiin liittyy aina paljon epävarmuutta ja epätietoisuutta, mitä voidaan hälventää tehokkaalla ja oikealla viestinnällä. Henkilöstön osallistaminen tilamuutos projektin suunnitteluun sitouttaa ja motivoi työntekijöitä.
-
Kuinka pitkiä toimitilamuutosprojektit on?Projektit voivat olla kuukausien tai vuosien pituisia. Jossan johtamat projektit voivat olla nykyisten tilojen päivittämistä tai jopa täysin uuden toimitilan rakennuttamista. Tarjoamme projektinhallinnan aina asiakkaan tarpeen ja tilanteen mukaan avaimet käteen -periaatteella.
-
Kuinka nopeasti projektijohtaja voi aloittaa?Projektijohtajamme ovat ammattitaitoisia ja ketteriä omaksumaan uusia projekteja. Voimme ottaa missä tahansa vaiheessa olevan projektin haltuun nopeastikin, kun sitä tarvitaan. Suurimman hyödyn asiakas saa, kun olemme mukana aivan alusta asti, kun toimitilamuutoksesta päätetään.
-
Miten arvioin, mitä valinnat tulee maksamaan vuositasolla käyttökustannuksina?Monet toimitilan suunnittelussa tehtävät valinnat vaikuttava vuosittaisiin, kiinteisiin käyttökustannuksiin. Projektipäällikkömme valvovat suunnittelua ja tarkastelevat suunnitelmia myös vuosittaisten kustannusten näkökulmasta. Heidän tehtävä on osoittaa käyttökustannuksia nostavat toiminnot, jotta asiakas ymmärtää niiden pitkäaikaiset vaikutukset budjetointiin.
.png)
Toimistolla podcast -sarja
Toimistolla podcast on podi toimitilojen ja toimitilamuutosten merkityksestä liiketoimintaan, brändiin ja yrityskulttuuriin. Vieraina on eri alojen ammattilaisia keskustelemassa toimitiloihin liittyvistä asioista niiden oikeilla nimillä. Podcastin hosteina toimivat JOSSAn perustajat Johanna Seppälä ja Sara Antila.